Imposto de Renda
O contribuinte deve guardar a cópia da declaração anual do Imposto de Renda por cinco anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte. O mesmo vale para os comprovantes de entrega da declaração no banco, comprovantes de aplicações, recibos médicos e escolares e outros documentos que permitiram deduções. Passado esse prazo, a Receita Federal não pode contestar mais.
IPTU, IPVA e outros impostos
Os recibos do Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e do Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) deverão ser arquivados pelo prazo de cinco anos, contados do primeiro dia útil do ano seguinte ao do pagamento (na prática, quase seis anos), segundo o Código Tributário Nacional. Esse é o prazo para a União, os estados, o Distrito Federal e os municípios cobrarem os contribuintes.
Água, luz, telefone e gás
Os comprovantes de pagamento devem ser guardados por cinco anos, prazo de prescrição da cobrança de taxas previsto no Código Civil.
Notas fiscais e garantias
Para possíveis reclamações com o fabricante, o consumidor deve guardar a nota fiscal enquanto durar a garantia legal. Em relação a produtos e serviços não duráveis (alimentos, por exemplo), o prazo é de 30 dias. Para duráveis, de acordo com o Código de Defesa do Consumidor (CDC), o prazo é de 90 dias. No entanto, em casos de vício oculto (defeito que aparece após a garantia do fabricante, mas que não é causado por mau uso nem pelo desgaste natural do bem), o prazo começa a correr apenas a partir da data em que o consumidor tomar conhecimento do problema.
Consórcios
Os comprovantes de que as parcelas foram quitadas devem ser guardados até o término do consórcio, pois é com a quitação total das cotas, e com a consequente liberação da alienação fiduciária, que se libera o bem. Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo e os comprovantes de seguro por mais um ano após o tempo em que ele estiver vigorando.
Crédito imobiliário
Os recibos devem ser mantidos até que a administradora oficialize a quitação do pagamento do bem e ele seja liberado.
Aluguel de imóveis e condomínio
Os recibos de quitação de aluguéis devem ser guardados por três anos, prazo que o locador tem para cobrar aluguéis em atraso. O contrato de locação e as declarações referentes deverão ser mantidos com o locatário durante todo o período da locação, até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, e depois por mais três anos. Já os recibos de condomínio devem ser mantidos por cinco anos. É possível pedir à administradora do condomínio ou ao síndico, de tempos em tempos, uma declaração de que não possui débito até o momento.
Faturas de cartão de crédito e comprovantes de compra
As faturas devem ser guardadas por um ano. Mantenha os comprovantes dos pagamentos feitos no cartão de crédito por seis meses, em caso de compra à vista, e, no caso de compras parceladas, por cinco anos. Para discussão dos juros aplicados, o prazo é de três anos.
Dívidas, contratos e financiamentos
Deve-se arquivar os recibos de todas as compras quitadas. Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito. Em caso de financiamento, após o pagamento de todas as prestações e a desalienação do bem, deve-se pedir à empresa um comprovante de quitação que precisa ficar guardado por, pelo menos, dois anos.
Convênio médico e plano de saúde
Se for usado para dedução de IR, o recibo deve ser guardado pelo mesmo prazo dele, cinco anos. Se não, apenas por dois anos. Quem tem contrato de seguro-saúde deve guardar os documentos por um ano. A proposta do plano/convênio, o contrato e as declarações referentes a pelo menos um ano antes do último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
Compra de imóveis (terreno, casa, apartamento)
A proposta, o contrato de compra e venda e os recibos de quitação de imóvel devem ser guardados até a escritura ser lavrada e registrada no cartório de registro de imóveis, momento em que o comprador adquire a propriedade plena do imóvel. Se a compra for feita por contratos entre particulares, no entanto, a natureza jurídica é diferente da de relação de consumo e é importante consultar um advogado para saber o prazo.
Multas e documentos do veículo
É aconselhável que todos os comprovantes de multa sejam guardados por no mínimo dois anos. Já o documento de licenciamento e pagamento do seguro obrigatório deve permanecer com o dono do veículo pelo período de um ano, quando perde o valor e é trocado por um novo documento. Quanto ao certificado de compra e venda do automóvel, ele deve permanecer com o proprietário até que o veículo seja vendido ou trocado. Por lei, o novo proprietário tem no máximo 30 dias para fazer essa transferência, a contar da data da venda que consta do Certificado de Registro de Veículo (CRV). Se o antigo proprietário receber notificação de multa ou de débitos do carro já vendido, porque o novo dono não fez a transferência do veículo, deve solicitar o bloqueio do veículo por falta de transferência. Assim, o novo proprietário só conseguirá licenciar o veículo após efetuar a regularização da transferência.
Comprovantes de pagamento de empregados domésticos
O comprovante de pagamento de empregados urbanos deve ser guardado por cinco anos e, de empregados rurais, por dois anos. Esse é o prazo para reclamações trabalhistas. O ideal é pedir que o empregado assine um recibo simples toda vez que receber um pagamento.
Honorários de profissionais liberais
Deverão ser guardados por cinco anos todos os comprovantes de pagamento a profissionais como médicos, advogados, peritos, dentistas e outros.
Seguros
A proposta, a apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o tempo em que o seguro estiver vigorando. Mas, se o seguro for contratado a crédito, o prazo será de cinco anos.
Comprovantes de mensalidade escolar
Se usados como abatimento no Imposto de Renda, os comprovantes de mensalidade escolar deverão ser guardados por cinco anos. Caso não sejam utilizados para esse fim, deverão ser mantidos por dois anos.
Contracheque
Arquive durante cinco anos para possíveis cobranças de direitos trabalhistas.
Hospedagem
O prazo para hotel, pensão ou albergue cobrar obrigação relativa a hospedagem e alimentação é de um ano.
INSS
Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria.
